مفاهیم و نظریه های خط مشی گذاری
بخش ششم
ویژگی‌های اصلی خط‌مشی‌گذاری حرفه‌ای
جهت دانلود این مطلب ، کلیک کنید
· آینده نگر بودن[1]
ـ برنامه‌ریزی بر پایه سناریو[2]: در این برنامه‌ریزی گزینه‌های مختلف خط‌مشی با توجه به آینده‌های احتمالی مورد بررسی قرار می‌گیرند که چگونه بر اساس روندهای جاری می‌توانند به نتایج مختلف یا یکسان برسند.
ـ تفکر آینده‌نگر[3]: این تفکر، بر آن چه کالا در حال اتفاق افتادن است نگاه می‌کند تا بتواند درباره آن چه بعداً در یک راه‌حل خلاق باید پیش بیاید، فکر کند.
ـ برنامه‌ریزی اقتضایی[4]: به کارگیری روش‌های متناسب به منظور اطمینان یافتن از این که خط‌مشی اعلان شده، اجرا می‌شود و به حداقل رساندن اثرات منفی از مواردی که مطابق برنامه پیش نمی‌رود و یا اتفاقات پیش‌بینی نشده در زمانی که خط‌مشی در حال اجرا است.
· برون نگری[5]
ـ الگوبرداری[6]: بهبود از طریق یادگیری از دیگران و شناسایی جایی که تغییر برای مدرنیزه کردن فرآیند خط‌مشی‌گذاری لازم است، ارتقاء می‌یابد.
ـ استراتژی‌های ارتباطی[7]: این استراتژی‌ها از طرق زیر به مدیریت تغییر کمک می‌رساند.
- برنامه‌ریزی برای درگیر کردن کلیه ذی‌نفعان خط‌مشی‌ها از ابتدای کار خط‌مشی گذاری
- توجه به آگاهی‌های سیاسی و اجتماعی افراد در فرآیند خط‌مشی‌گذاری، اطلاع‌رسانی و اطلاعاتگیری
- برنامه‌ریزی برای ارتباط داشتن با همه کسانی که از طریق ارائه خط‌مشی تحت تأثیر قرار می‌گیرند. مانند پیشنهاد دهندگان، تصمیم‌گیرندگان، مجریان و…
· خلاقیت و نوآوری[8]
ـ ارزیابی‌های منظم اثرات خط‌مشی‌ها به شفافیت فرآیند ارزیابی تأثیرات سیاست‌ها بر روی شهروندان، تجار و سازمان‌ها کمک می‌کند.
ـ مدیریت پروژه، سازوکاری برای اطمینان از اینکه ارتباطات و تحلیل ذی‌نفعان به عنوان یک جزء جدایی‌ناپذیر فرآیند خط‌مشی باشد، ایجاد می‌کند.
ـ شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک به پدید آمدن محیطی که در آن ایده‌های خلاقیت و نوآوری پدید می‌آیند، آزمایش می شوند و به خط‌مشی‌گذاران اطلاع داده می‌شوند.
ـ تشویق ایده‌های جدید و خلاقانه «فکر کردن خارج از چارچوب» را از طریق جلسات طوفان مغزی و وارد کردن افراد خارجی به تیم خط‌مشی تحقق می‌بخشد.
ـ تجربه کردن با گزینه‌های مختلف از طریق محیط‌های نمونه و آزمایشی به عنوان یک قسمت از ایجاد خط‌مشی و اجرای آن به خط‌مشی‌گذاران کمک می‌کند از تجربیات درس بگیرند و تنوع و انعطاف در خط‌مشی‌ها ایجاد شود. شواهد برای فهم مسأله، شامل اینکه چرا راه‌حل‌های خط‌مشی‌های گذشته شکست خورده‌اند، به این مرحله کمک می‌کند.
· به کارگیری شواهد[9]
ـ جمع‌آوری اطلاعات کیفی از منابع مختلف به خط‌مشی‌گذاران کمک می‌کند که تشخیص دهند باید در چه کارها و اموری ملاحظه کنند و چگونه به فرصت‌های بهینه دست یابند. برای اینکه این گونه اطلاعات اثربخش باشد باید توسط متخصصان هر حوزه کاری تغییر و تعبیر شوند.
ـ تجزیه و تحلیل ذی‌نفعان[10] به خط‌مشی‌گذاران کمک می‌کند که مطمئن شوند آنها نقش همه گروه‌های درگیر خط‌مشی‌گذاری و متأثر از آن را شناسایی نموده و درباره آنها فکر کرده‌اند.
ـ تجزیه تحلیل هزینه منفعت[11] به بررسی درست حوزه گزینه‌های ارزیابی شده کمک می‌کند.
ـ مدل‌سازی اقتصادی[12] به ایجاد توانمندی جهت اینکه بفهمیم یک خط‌مشی در دنیای واقعی چگونه نقش ایفا می‌کند، تشخیص اینکه چه عوامل و رفتارهایی ممکن است خط‌مشی را تحت تأثیر قرار دهند، مطمئن شوند آنها نقش همه گروه‌های درگیر خط‌مشی‌گذاری و متأثر از آن را شناسایی نموده و درباره آنها فکر کرده‌اند، کمک می‌کند.
ـ ایجاد سازوکار ارتباطی مشتری با هوش[13] جهت دسترسی سریع به ایشان برای مشورت کردن راجع به نتایج و اثرات خط‌مشی و اطلاع‌رسانی به موقع.
ـ شناسایی اولویت‌های تحقیقاتی با استفاده بهتر از تحقیق که در دستیابی به اهداف خط‌مشی و شکل دادن به خط‌مشی‌ها کمک می‌کند.
ـ تعریف یک نقش «محقق خط‌مشی[14]» به منظور بهبود تخصص‌گرایی در جمع‌آوری شواهد این نقش سبب می‌شود اطمینان بیشتری نسبت به تخصصی و آگاهانه بودن خط‌مشی به وجود آید.
ـ مصاحبه و تحقیقات[15] از کارگزاران صفی و مجریان مستقیم خط‌مشی‌ها به منظور جایگاه خط‌مشی در بین مردم و احیاناً شناسایی علت‌های شکست آن یا شکست خط‌مشی‌های قبلی که ناگزیر به جایگزینی شده‌اند.
· جامعیت[16]
ـ ارزیابی اثرات[17] که تأثیر خط‌مشی‌ها را بر روی گروه‌های مختلف که خط‌مشی‌ها بر آنها اثر می‌گذارند را بررسی می‌کند.
ـ مشورت خط‌مشی‌گذاران را قادر می‌کند که خط‌مشی‌های تعیین شده را از دیدگاه مجریان و یا هدف بررسی نمایند و بنابراین عواقب ناخواسته را کاهش می‌دهند.
ـ دریافت بازخورد از عملیات اجرایی خط‌مشی از گروه هدف و مجریان از اینکه خط‌مشی‌ها چقدر به نتایج تعیین شده رسیده‌اند.
ـ تحلیل رفتار ذی‌نفعان باعث شناسایی کسانی می‌گردد که خط‌مشی‌ها آنها را تحت تأثیر قرار داده یا آنها را هدایت و جهت‌دهی می‌نمایند. این اقدام، همچنین ممکن است کسانی را شناسایی نماید که بتوانند خط‌مشی‌ها یا بخشی از آن را ارتقاء یا بهبود دهند.
· پیوستگی[18]
ـ پیدا کردن استراتژی‌هایی که چگونگی غلبه بر موانع را برای پیوستگی خط‌مشی‌ها و سازماندهی آنها حول نیازهای ذی‌نفعان نشان بدهد.
ـ مشورت کردن و همکاری نیروهای صفی در اجراء به عنوان یک مرحله از فرآیند خط‌مشی‌گذاری شانس اجرای موفق خط‌مشی‌ها را مطابق پیش‌بینی افزایش می‌دهد.
ـ تیم‌های مکمل[19] در کنار تیم‌های اصلی خط‌مشی‌گذاری باعث استفاده از منابع تخصصی برون سازمانی است که به شناخت و تشخیص مسأله کمک می‌کند.
ـ سایه افکندن نقش خط‌مشی‌گذاری بر شغل کارکنان اجرایی، این توان بالقوه را برای شکل‌گیری بهتر خط‌مشی از خط‌مشی‌های سازمانی و زمینه‌های وسیع‌تری که در آن نقش ایفا می‌کنند را ایجاد می‌نماید.
ـ بررسی گروهی موارد زیر را بهبود می‌دهد.
- شناخت بهتر افراد در سازمان
- ایجاد فرصت برای آموختن از تجربیات مشترک و دقیق دیگران
- ایجاد شخصیت‌های حقوقی بزرگ‌تر برای مؤسسات خدمات شهری که بتوانند برای فهم و دریافت موضوعات و مسائل عمومی و کوشش برای حل آنها تلاش نمایند.
· ارزیابی کردن[20]
ـ شناسایی نتایج دقیق محصولات و پیدا کردن شکاف عملکردی (مسأله) جهت کمک به خط‌مشی‌گذاران برای برقراری ارزیابی منظم اثربخشی در فرآیند خط‌مشی‌گذاری. این اقدام می‌تواند تجربه‌ای به دست بدهد که در مراحل بعدی معلوم شود چه کارهایی باید انجام شود و چه کارهایی نباید انجام شود.
ـ ارزیابی خط‌مشی‌های جدید و بررسی منظم خط‌مشی‌های موجود، سازوکار اصلی یادگیری از تجربه و کمک به بهبود طراحی و اجرای و آینده می‌باشد. این ارزیابی‌ها، اطلاعات مفید را جمع‌آوری نموده، دقیق می‌نماید و عدم اطمینان را کاهش می‌دهد.
ـ مدیریت پروژه[21] که خط‌مشی‌گذاران را وادار می‌کند نتایج خط‌مشی‌ها را شناسایی نمایند. این مدیریت پروژه، به ارزیابی منسجم در طول فرآیند خط‌مشی‌گذاری کمک می‌کند اثرات خلاقیت بیشتر و یا ریسک کمتر در خط‌مشی‌گذاری را ارزیابی نماید.
ـ سازوکارهای آگاهی‌دهنده سریع ایجاد می‌شود که خط‌مشی‌گذاران از طریق آن می‌توانند اطلاعات خود را در مورد تغییرات و پیامدهایی که نتایج پیش‌بینی شده را تحت تأثیر قرار می‌دهد به روز نمایند.
ـ ایجاد ظرفیت جهت استفاده از ذی‌نفعان و ارباب رجوع باهوش جهت این که برنامه‌ریزی دقیقی بر ارزیابی و تحقق اولویت‌ها صورت پذیرد. این ظرفیت سبب می‌شود راحت‌تر تعیین نمود چگونه یک خط‌مشی نسبت به اهدافش ارزیابی شود و همچنین به مدیریت ارزیابی منافع خط‌مشی نیز کمک می‌نماید.
ـ ایجاد حلقه‌های بازخورد[22] که به طراحان خط‌مشی کمک می‌کند به خط‌مشی‌گذاران سطوح پایین‌تر در وزارتخانه‌ها و مؤسسات درباره چگونگی خط‌مشی‌گذاری در عمل و اجرای آن اطلاع‌رسانی نمایند.
· بررسی‌های مجدد
ـ اندازه‌گیری عملکرد که به شناسایی و اطلاع یافتن از اینکه یک خط‌مشی مطابق انتظار در حال اجرا است کمک می‌کند. همچنین اطلاعاتی به دست می‌دهد که آیا نیازی که سبب ایجاد خط‌مشی شده است، تعدیل یا برآورد شده است یا خیر؟
ـ سازوکارهای بازخورد[23] که به مراقبت از فرآیند خط‌مشی و نظارت بر پیشرفت کار طبق برنامه تعیین شده کمک می‌کند.
· درس گرفتن از تجربیات
ـ ذخیره سازی دانش و مدیریت آن که باعث بهبود و استفاده راحت‌تر از شواهد به دست آمده، به اشتراک گذاشتن داده و اطلاعات جمع‌آوری شده در مورد اهداف خط‌مشی و ارزیابی نتایج و پیامدهای خط‌مشی جاری و اطلاعات لازم برای خط‌مشی‌گذاری آینده خواهد شد.
ـ ایجاد حافظه سازمانی[24] که به ساخت یک رکورد تاریخی موفقیت و شکست سازمان‌های دولتی طی زمان کمک می‌کند، حافظه سازمانی همچنین کمک می‌کند درس‌ها و عبرت‌ها از اجرا و تحقیقات قبلی و تجزیه و تحلیل‌ها آموخته شود و تشخیص داده شود که کدام خط‌مشی شکست خورده، هزینه‌زا بوده است و چرا؟
تجزیه و تحلیل[25]: واژه تحلیل، از جمله مفاهیمی است که در مورد آن اختلاف نظر وجود دارد. بعضی معنای عام آن را مورد استفاده قرار می‌دهند و اصطلاح «تجزیه و تحلیل» را به کار می‌برند. از معنای عام آن چنین استنباط می‌شود که برای بررسی و شناخت یک پدیده، ابتدا آن را به اجزاء تشکیل‌دهنده‌اش تفکیک و تجزیه نموده، سپس کیفیت هر جزء و کیفیت رابطه آن (کشف وجود و تبیین[26] رابطه) را با سایر اجزاء و کل پدیده مورد بررسی قرار می‌دهند و به اظهار نظر می‌پردازند. عده‌ای دیگر عقیده دارند که لازم نیست در کنار واژه تحلیل، واژه تجزیه نیز آورده شود. این گروه، معنای خاص از تحلیل را مورد توجه قرار می‌دهند و معتقدند چنانچه کسی بخواهد پدیده‌ای را تحلیل نماید، ابتدا آن را تجزیه نموده و سپس با تبیین رابطه علت و معلولی یا همبستگی، کیفیت و میزان آن را روشن می‌نماید. مجموعه این فعل و انفعالات تحلیل می‌باشد.
تحلیل‌گران، برای شناخت پدیده‌ها، به مجموعه‌ای از مطالعات و تحقیقات، استدلال‌ها و بررسی‌ها می‌پردازند و از آن طریق روابط بین پدیده‌ها و ساز و کار تأثیر بر روی یکدیگر را مورد توضیح و تبیین قرار می‌دهند. گاهی اوقات، تحلیل‌گران، پدیده‌ای را از جوانب گوناگون مورد تشریح و تفصیل قرار می‌دهند، بسترهای اجتماعی، شرایط و موقعیت رخداد، تقویت‌کننده‌ها، موانع و محدودیت‌ها، پیامدها و نتایج پدیده را مورد واکاوی و شناخت قرار می‌دهند. در این صورت، آنها پدیده را تشریح نموده‌اند. تحلیل‌گران، با دریافت و شناختی که از پدیده مورد بررسی و تشریح آن حاصل نموده‌اند، آن را با پدیده‌های دیگر مرتبط می‌نمایند و به کمک نظریه‌های مرتبط با آن پدیده، به توجیه و تفسیر آن می‌پردازند و به اظهار نظر و قضاوت نیز می‌رسند.
