نکاتی پیرامون تجربه جذب مدیرعامل بر اساس فراخوان

نکاتی پیرامون تجربه جذب مدیرعامل بر اساس فراخوان

جهت دریافت نسخه الکترونیکی فایل فرآیند استعدادیابی و شایسته گزینی،کلیک کنید

 ✍علی سرزعیم

همانگونه که قبلا نوشتم با دستور سرپرست محترم وزارتخانه قرار شد انتخاب اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل در شرکتهای زیر مجموعه بر اساس فراخوان باشد. این کار اگرچه در ایران جدید است اما سنت متعارفی در کشورهای توسعه یافته است. من خودم بارها آگهی‌های اینچنینی در اروپا دیده‌ام. اما بهرحال اخذ این تصمیم که جذب مدیر عامل بر اساس فراخوان شود در ایران کار جدیدی بود که چندی قبل بالاخره تصمیم آن گرفته شد و در مورد بیمه ملت آغاز گردید.

همانگونه که حدس می‌زدیم با دو مشکل بیرونی و یک مشکل درونی مواجه بودیم. یک مشکل بیرونی فضای عدم اطمینان و عدم اعتماد جامعه بود. برخی افراد به من می‌گفتند که شما چرا مردم را سرکار می‌گذارید وقتی از قبل تصمیم خود را گرفته‌اید؟ من به شرحی که خواهد آمد توضیح می‌دادم که واقعا فرآیند شفاف، منصفانه و رقابتی است. دسته دومی هم که کارشان لابی‌گری است وقتی می‌دیدند این امکانات را دارند از دست می‌دهند در فضای مجازی شروع به شایعه سازی کردند که می‌دانستم بهترین واکنش عدم توجه به آنهاست. مشکل درونی طراحی درست این فرآیند بود چرا که این فرآیند اصولا کار ساده ای نیست و مطمئن بودیم به عنوان اولین تجربه قطعا کاستی‌هایی هست ولی باید تا جای ممکن آن را تدبیر می‌کردیم که تجربه موفقی از آب درآید و راه برای تداوم آن باز شود.

نکته اولی که مدنظر قرار دادیم این بود که از دستکاری لیست افراد داوطلب جلوگیری شود. لذا تمهیداتی به کار گرفته شد که هر رزومه‌ای که ارسال می‌شد همزمان دو جای دیگر نیز آن را دریافت کنند که خدای نکرده در مسیر کسی اخلال نکند. خوشبختانه کلاً 105 رزومه دریافت شد. مسئله بعدی طراحی یک فیلتر برای گزینش بود. ملاک عمل اولیه آیین نامه 90 تایید صلاحیت بیمه مرکزی قرار داده شد که در آن وجود سابقه کار در صنعت بیمه قید شده بود. بر اساس این ملاک، 22 نفر به دلیل عدم وجود هیچ گونه سابقه در صنعت بیمه کنارگذاشته شد. با توجه به مصوبه اخیر مجلس و تاکید سرپرست محترم وزارتخانه جذب بازنشستگان نیز منتفی شد و بر این اساس نیز 9 رزومه حذف شد و در مواردی که بازنشسته بودن یا نبودن مشخص نبود از آنها استعلام شد. 35 نیز به واسطه سابقه عدم دارابودن سابقه حداقلی بر اساس ایین نامه 90 کنار گذاشته شدند. دو نفر هم به دلیل نقص رزومه و عدم تکمیل ان علی رغم پیگیری ها حذف شده اند. لذا کلاً 37 رزومه باقی ماند که بر اساس آن انتخاب صورت گیرد. لازم به ذکر است کلیه مکاتبات و ارتباطلات از طرف کمیته ارزیابی و متقاضیان به صورت رسمی بوده و تمام صحبت ها و مکاتبات به صورت انواع سند وجود دارد.

پس از این مرحله نیاز به راهی برای رتبه بندی آنها بود. به نظر می رسید که مصاحبه با 37 نفر و نمره دهی آنها بر اساس مصاحبه کار امکان پذیری نباشد. به همین دلیل رویه ای برای نمره دهی به رزومه ها لازم بود. برای این مقصود تیمی متشکل از دو نفر از اساتید دانشگاه و دو نفر خبره نهادهای مالی با ترکیبی از ایین نامه 90 بیمه مرکزی و ایین نامه تایید صلاحیت مدیران نهاد های مالی سازمان بورس دستورالعملی تهیه کردند  تا از آن برای نمره دهی استفاده شود. نهایتا چارچوبی فراهم شد که در آن به تحصیلات و سوابق کاری مرتبط و غیرمرتبط نمرات مختلفی داده می شد. برای اصلاح رویه در نوبت‌های بعد و همچنین وجود الگویی برای سازمانهای دیگر که شاید بخواهند همین روش را به کار گیرند فایل این چارچوب تقدیم می شود.یکی از مسایل مهم عدم وجود چنین دستورالعملی از قبل بود که نیاز به کار دقیق داشت. مسلما با تجربه از مراحل بعدی این فرایند، می‌توان برای اقدامات مشابه به کامل تر کردن این دستورالعمل کمک کرد.

روشن بود که کمی کردن اموری از این دست کار سختی است و قطعا ملاحظات مختلفی هست که جمع کردن همه ممکن نیست. روشن بود که باید سابقه مدیرعاملی و عضویت در هیئت مدیره وزن بالاتری داشته باشد اما این نگرانی هم وجود داشت که این روش راه را برای افراد جوانتر ببندد و آنها را در نمره دهی عقب بیاندازد. به نظر رسید که برای جذب اعضای هیئت مدیره باید وزندهی طوری تغییر کند که راه برای ورود افراد مستعد جدید و جوان باز شود. از یک طرف دیگر این ملاحظه وجود داشت که اگر هر سال تجربه کاری نمره ثابتی داشته باشد کهنسالان بیشترین نمرات را بگیرند و جوانترها در رتبه بندی به قعر لیست سقوط کنند. به همین دلیل سقفی برای نمره دهی به سوابق تعیین شد. در مورد مدارک تحصیلی نیز قرار شد تا DBA مدرک معتبر قلمداد نشود زیرا آموزش عالی آن را به رسمیت نمی شناسد. این نگرانی درست وجود داشت که افراد در رزومه خود اغراق کنند یا اطلاعات نادرستی بدهند که صحت سنجی آنها به بعد از مرحله مصاحبه و قبل از تایید نهایی موکول شد. نکته مهم دیگر نمره دهی نزولی سوابق در یک سمت بود. به طور مثال فردی که 10 سال در یک سمت سابقه داشت امتیاز سه سال اول ، سه سال دوم و سالهای بعدی به صورت کاهنده محاسبه می شد.

سپس این دغدغه مطرح شد که آیا مصاحبه راه مناسبی برای سنجش است؟ باور دست اندرکاران این بود که اکتفا کردن به رزومه راه درست و قابل اطمینانی نیست و باید با روش یا روشهای دیگری این فرآیند تکمیل شود. به همین منظور متخصصان حوزه منابع انسانی طرف مشورت قرار گرفتند. آنها به استفاده از روشهای متعدد ارزیابی (نظیر کارگروهی، بازیهای جمعی، مصاحبه عمقی، …) و ترکیب نتایج آنها اعتقاد داشتند اما در مجموع به نظر می رسید که چون انتخاب برای پست مدیرعاملی است شاید صلاح نباشد که در همین نوبت اول از روشهای مدرن و نسبتا خلاقانه برای ارزیابی استفاده شود چرا که ممکن بود حواشی غیرلازم ایجاد کند.

مسئله بعدی این بود که برای شناخت شرکت امتیاز مشخصی گذاشته شود یعنی کسانی که در درون این شرکت حضور داشته یا دارند امتیاز مضاعفی بگیرند تا این احساس در کارکنان آن ایجاد شود که راه ارتقا برای آنها باز است و اگر تلاش کنند به نقطه آخر یعنی مدیرعاملی می توانند برسند که در این خصوص هم افرادی که در بیمه ملت فعالیت می‌کردند بر اساس دوره فعالیت امتیاز خاصی را دریافت کردند.

نهایتا این سوال مطرح شد که فرآیند مصاحبه چگونه باشد. تصمیم نهایی آن شد که تنها ده نفر اولی که در رتبه بندی بالا آمدند برای مصاحبه دعوت شوند. اگر نمره نهایی از یک حد کمتر شد یعنی برداشت تیم تصمیم گیر این بود که در ده نفر اول فرد شایسته ای وجود نداشت ده نفر دوم برای مصاحبه دعوت شوند. برای هر فرد 20 دقیقه تعیین شد که 5 دقیقه اول به معرفی خود، 10 دقیقه دوم به برنامه اش برای اداره شرکت و 5 دقیقه آخر به پاسخگویی به یک یا دو سوالی که مصاحبه کنندگان مطرح می کردند اختصاص می یافت.

تیم مصاحبه شونده باید ترکیب سهامداران را منعکس می کرد. پیش از هرچیز با سهامداران و همچنین نهاد ناظر هماهنگی صورت گرفت. تیم مصاحبه 5 نفره ای تعیین شد. یک نفر از هیات مدیره صندوق بازنشستگی کشوری، معاونت اقتصادی صندوق بازنشستگی، یک نفر فرد از هلدینگ مالی صندوق بازنشستگی به عنوان مالک 2 کرسی از شرکت، یک نفر از سمت شرکت صباتامین به عنوان مالک یک کرسی از شرکت و یک نفر به نیابت از دبیرخانه هیات امنای صندوقهای بازنشستگی و وزارتخانه. با این توصیف روشن بود که تعیین کننده اصلی سهامداران هستند.

شیوه کار نیز به این صورت بود که بعد از مصاحبه هر کس ارزیابی خود را بیان می کرد و نمره ای که داده را عنوان می کرد و نهایتا میانگین نمرات به عنوان نمره فرد درج می شد. در آخر کار نمره حاصل از مصاحبه 75 درصد نمره نهایی و نمره حاصل از رزومه 25 درصد را تعیین می کرد. بررسی شد که وقتی تنها مصاحبه ملاک باشد باز هم ترتیب نهایی تغییر نمی کرد. در نهایت سه نفر به صندوق کشوری معرفی شدند تا فرآیند کسب تاییدیه و صحت سنجی مدارک صورت گیرد.

در عمل با چند نکته جالب توجه مواجه شدیم. اول آنکه یکی از مصاحبه شوندگان در مصاحبه حاضر نشد و بعد به اشخاص مختلف به غلط اظهار کرده بود که از قبل به ایشان اطلاع داده نشده و تنها همان روز که سفر بوده دعوت شده است. اظهارات نادرست ایشان با انتشار فایل صوتی مکالمه دعوت تلفنی و زمان تلفن برای کسانی که این شبهه پیش آمده بود مشخص شد.

نکته دوم در حین مصاحبه نسبت به صحت ادعاهای درج شده در رزومه یکی از مصاحبه شوندگان تردید پیش آمد که با بررسی مشخص شد که اطلاعات ادعا شده نادرست بوده و همین امر موجب بازنگری در نمره‌ای شد که به وی داده شده بود.

نکته سوم این است که اکثر اشخاص حاضر در مصاحبه در ابتدای کار نوعی اکراه نسبت به انجام آن داشتند و شاید نگرش مثبتی به آن نداشتند اما ارزیابی همه افراد از جمله خود من این بود که فرآیندی کاملا قابل قبول، مثبت و قابل تکرار است و ان شالله در نوبت های بعد برای جذب اعضای هیئت مدیره تکرار می شود.

خوشبختانه خبر شدیم که اخبار این اقدام به هیات دولت رسیده و در جلسه هیات دولت یکی دیگر از وزرا آن را بیان کرده و از آن تقدیر کرده و تداوم و تکرار آن در دیگر وزارتخانه ها را توصیه نموده است. این کار نقطه شروعی است که به فضل خدا ادامه خواهد یافت. شاهد این مدعا آنکه فردای روز مصاحبه برای جذب مدیرعامل، فراخوان دیگری در درون وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی برای انتخاب نماینده وزارتخانه در سازمان جهانی کار در ژنو منتشر شد که ان شالله آن فرآیند نیز به شکل منصفانه، شفاف و قابل قبولی انجام خواهد شد و به تدریج این باور گسترش خواهد یافت که می توان کارهای درست جدیدی انجام داد. اعتماد عمومی و سرمایه اجتماعی به تدریج کاهش یافته و همه ما که دلبسته این دیاریم باید به تدریج به احیای آن همت نماییم.